POS rendszer vásárlás

A technológia fejlődésével az újabb és újabb lehetőségek megismerésével a POS rendszerek sokféle típusúak és képességűek lettek. A kiskereskedelmi üzlet és az étterem igényei eléggé különböznek egymástól, egyetlen univerzális megoldás sem felelhet meg minden alkalmazáshoz. A POS rendszerek olyan szoftverek és hardverek kombinációi, amelyek messze vannak az alapvető értékesítési pontoktól. Az összetevők megfelelő kombinációjának megtalálása kulcsfontosságú a vállalkozás megfelelő kezeléséhez, a vevői elégedettség fenntartásához és sikeres működéséhez. A legmegfelelőbb POS rendszer az, amely lehetővé teszi, hogy a vállalkozását úgy kezelje, ahogyan arra pontosan szüksége van.

Minden vállalkozás egyedülálló az igényeiben és folyamataikban, de egy jól megtervezett POS rendszert bármelyik üzleti típus számára megfelelő lehet. Az első lépés a POS rendszer megtalálásában az egyedi igények azonosítása:

1. Milyen típusú vállalkozása van?
2. Szükség mobil tranzakciókra a felhasználás közben?
3. Hány tranzakciót végez naponta?
4. Kezelni kell a hitel- és/vagy bankkártyákat?
5. Hány hosztra/munkaállomásra van szüksége? Van kiépített hálózata összekapcsolni?
6. Szükség van több üzlet összekapcsolására?
7. Szinkronizálnia kell az adatokat külső alkalmazásokkal (például számviteli szoftverekkel)?

Annak tudatában, hogy miként fogja használni, és milyen funkciókra van szüksége egy POS rendszerben, segít meghatározni a szoftver és a hardver legmegfelelőbb kombinációját az adott vállalkozás számára.

Értékesítésipont, POS rendszer alapok

Minden POS rendszer szoftverből és alapvető hardverelemekből áll. Mielőtt meghatározná az üzlet típusának sajátosságait, előbb ismerje meg a POS rendszer alapjait, hogy könnyebben válaszolhasson ezekre a kérdésekre.

Szoftver

A POS szoftver a rendszer központja, vezérlő eleme amely meghatározza, hogy mit és hogyan tehet meg. A megfelelő szoftver kiválasztása attól függ, hogy milyen típusú funkciókra van szüksége, és milyen típusú környezetben dolgozik. Sok POS alkalmazás igen rugalmas, egy sor különböző típusú vállalkozást is befogadhat, de környezetvédelmi szempontból specifikus lehet, például az étterem vagy a mobil POS. Hozzáadva ehhez számos alkalmazás alapvető, pro és vállalati verziót kínál, melyek különböző tulajdonságokkal rendelkeznek.

Akkor milyen módon határozhatja meg, hogy melyik POS szoftver a legjobb az Ön vállalkozása számára? Az első, hogy meghatározza, milyen funkciók elengedhetetlenek az Ön számára az ügyvitel működéséhez. Az összes POS szoftver kezeli az alapvető tranzakciókat, de ezen túlmenően számos olyan további funkciót is tartalmaz, melyeket esetleg nem fog használni. Vannak olyan speciális funkciók, amelyekhez például egy RFID tag-re lesz szüksége, de ezekre a környezet-specifikus igényekre később térünk ki. Az alábbiakban összegyűjtöttünk néhány olyan funkciót, amelyeket fontolóra vehet:

Leltárkezelés

Minden vállalkozásnak készletet kell kezelnie, és a legtöbb POS alkalmazás segítséget nyújt a készletértékek nyomon követésében minden egyes értékesítésnél. Mindig legyen napra kész, pontos adat, hogy megfeleljen az ügyfelei igényeinek.

Jelentés

A POS rendszer egyik legnagyobb előnye, hogy visszajelzést kaphat az Ön értékesítési és vevői szokásairól. A legtöbb alkalmazás alapvető jelentés funkcióval rendelkezik, vagy akár egyéni jelentések készítésének lehetőségét is biztosítja, hogy a lehető legteljesebb képet kaphassa arról, hogy mi történik vállalkozásában.

Automatizált beszerzés

A készletének nyomon követésével megtudhatja, hogy a tételek elfogytak -e, előre jelzést kaphat az esetleges készlet csökkenésekről. Egyes POS szoftverek képesek összekapcsolódni a számviteli szoftverével, hogy automatikusan létrehozhassanak megrendeléseket az alacsony készletekből.

Ügyfélkezelés

Hűségprogramok, ügyfélspecifikus promóciók, találkozók, kuponok és foglalások mind a megfelelő szoftvert használják. A lehető legjobb vevői élmény megteremtése, hogy ügyfelei, vásárlói visszatérjenek.

PCI-kompatibilitás

Az tény, hogy a legtöbb tranzakciót bank vagy hitelkártyával fizetik napjainkban. Annak érdekében, hogy ügyfeleit kiszolgálhassa és biztonságban tartsa, POS rendszerének támogatnia kell a PCI DSS szabványokat.

Visszatérési folyamat

Visszaküldés és csere minden vállalkozásnak az életében fontos feladat, amivel foglalkozni kell. Az Ön POS szoftvere ebben a kényes kérdésben segíthet, hogy ez mindél gördülékenyebb folyamat legyen az Ön és ügyfelei számára.

Munkavállalók nyomon követése

A munkatársak bejelentkezését és értékesítését könnyedén, egyszerűen naplózhatja a terminálon. Mindezeket az adatokat beszolgáltathatjuk vagy exportálhatjuk könyvelési szoftverek bérszámfejtésre.

Ez csak néhány példa volt a legáltalánosabban elterjedt funkciók közül, de segítséget nyújthat meghatározni, hogy mire van szüksége, hogy könnyebben kiválasztja a legmegfelelőbb szoftvereket a vállalkozás számára. Amikor összeállítunk egy POS rendszert, akkor a szoftver szerepel jellemzően az utolsó helyen, ahol pénzt szeretnénk megtakarítani. Mérlegelni kell a megfelelő funkciók számát és ezek költségeinek a vonzatát, hogy időben felismerje és elkerülje az ezzel járó fejfájást.

Hardver

Minden POS rendszer több hardverrel rendelkezik a szoftver futtatásához, a kifizetések gyűjtéséhez és a vevőtől kapott átvételi elismervény elkészítéséhez. Az összetevők választása végső soron attól fog függeni, hogy milyen környezetben dolgozik, de az alábbi öt elem a legfontosabbak közé tartozik.

Érintőképernyős terminálok/PC-k

A terminál/PC, ahol minden egy POS rendszerben csatlakozik össze. Számos vállalkozás használhat szabványos PC-t mindaddig, amíg megfelel a POS szoftver memória- és processzor követelményeinek, és biztosítja a szükséges USB portokat az összes perifériához. Vannak olyan POS-specifikus PC-k is, amelyek lezárt állapotban alacsony energiafogyasztásúak, valamint integrált érintőképernyős és/vagy kártyaolvasókkal rendelkező többfunkciós készülékek kevesebb helyet foglalnak el. Például, egy kiskereskedelmi üzlet számára egy szabványos PC-t elegendő lehet használni, viszont az éttermeknek szükségük lehet a többfunkciós készülék helytakarékos vagy masszív kialakításának előnyeire. Hasonlóképpen, a POS terminál kompakt mobil számítógép lehet egy teljesen mobil megoldás alapja is.

Termál és Blokk nyomtatók

Minden tranzakció bizonylat készítéssel ér véget a vevővel szemben. A nyomtató kiválasztása az egyik legérzékenyebb dolog egy POS rendszerben, rendelnie kell olyan bizonylat nyomtatóval, amely támogatja a nyomtatási visszajelző hangot és könnyen használható. A legtöbb nyomtató direkt termál alapon működik, így nem kell festékszalaggal foglalkoznia. Csak töltse be a folyamatos blokk szalagot, és már készen is áll a nyomtatásra! Bármi legyen is az átvételi mérete vagy típusigénye, egészen biztos, hogy lesz egy nyomtató, amely megfelel az Ön igényeinek.

Vonalkódolvasók és asztali vonalkód-szkennerek

A vonalkódolvasók számos POS rendszer kulcsfontosságú részét képezik, hogy gyorsan beazonosítsák az elemeket és felgyorsítsák a fizetési folyamatot. A szabványos lézeres olvasó a összes típusú UPC, EAN kódját elolvassa, de a növekvő piaci igény megköveteli, a kupon és a hűségkártya leolvasását is, így a 2D szkennerek egyre népszerűbbé válnak. Számos szkenner rendelkezik kézben fogható verzióval, de a POS rendszerekhez az asztali és a prezentációs, állványos eszközök előnyeit kihasználva még gyorsabb és egyszerűbbé válik!

A POS rendszerek típusai

Bizonyos POS alapismeretek egyszerűen elsajátíthatók, hogy nagyobb magabiztossággal válassza ki a megfelelő megoldásokat azzal, hogy elolvassa az Ön által használni kívánt egyedi rendszert és az egyedi követelményeket. Minden típusú rendszer meghatározza a legfontosabb jellemzőket, de a mindennapi ügyvitelek között a különbségek eltérnek, például a különböző szoftver- és hardverkövetelmények között.

Kiskereskedelem

A kiskereskedelmi POS rendszerek leginkább a tényleges értékesítési tranzakcióra összpontosítanak, és nyomon követik ezeket. A kiskereskedelmi környezetben számos közös szoftverfunkció fedezhető fel, mint például a készletkövetés, az értékesítési jelentések, a helyreállítás és a vásárlói hűség/kupon is alapvető fontosságú. Bár minden vállalkozásnak szüksége van jelentési képességekre, a kiskereskedelmi alkalmazások különösen szeretik szemmel tartani, egyes termékek vagy kategóriák adatait. A kiskereskedelmi POS követelmények a legszélesebbek spektrumon helyezkednek el, de a legtöbb szoftver a piacon a kiskereskedelmi igényekhez igazodik.

Hardveres szempontból a kiskereskedelmi alkalmazásoknak feltétlenül szükségük lesz egy vonalkód-szkennerre, hogy könnyen írhassanak termék adatokat a gyors naplózáshoz. Mivel a legtöbb bemenet a szkenner köré épül, olyan dolgok, mint az érintőképernyők és az all-in-one terminálok, mindenképpen hasznosak a kiskereskedelmi környezetben, de nem feltétlenül szükségesek. Mivel valószínűleg nagy mennyiségű tranzakciót végez naponta, egy megbízható hőnyomtató, például az Epson TM-T88V szintén komoly segítség lehet a munkában. Robusztus olvasó és nyomtató biztosítja a vonalkódok gyors feldolgozását, ezzel pozitívvá téve az ügyfelei elégedettségét.

Étterem és vendéglátás

A legnagyobb különbség a hagyományos kiskereskedelmi POS és az éttermi és vendéglátóipari környezetben használt termékek között az, hogyan kezeljük az értékesítési tranzakciót. A kiskereskedelemben mindent azonnal értékesítenek és fizetnek. Egy étteremben/vendéglátóhelyen az élelmiszer vagy szolgáltatás megrendelésre kerül, amelyet csak később, a befejezés után fizetnek. A megfelelő POS rendszernek képesnek kell lennie arra, hogy feljegyezzék ezeket a megrendeléseket, amíg a fizetési folyamat nem következik. Hasonlóképpen, a megrendelések testreszabásának lehetőségei, a helyfoglalások fenntartása és az ülések/helyiségek megfelelő kezelése. Ezekből az adatokból már érezhető, hogy a POS szoftver interfésze teljesen más/eltérő lesz. A kiskereskedelmi iparágban a bevitel vonalkód-szkennerrel végezhető el, míg az étterem/vendéglátás valószínűleg érintőképernyős eszközt vagy megoldást fog használni.

A hardver oldalon és a kiskereskedelmi POS között a legnagyobb különbség a vonalkód-olvasó fontossága. Bár néha szükségessé válik, az éttermi/vendéglátóipari környezetben található bizonylatok és rendelések többsége manuálisan kezelhető a POS szoftveren keresztül. Ez az, ahol az érintőképernyő tényleg segíthet ebben a folyamatban. Mivel az alkalmazások ezen a területen gyakran korlátozottak, az "all-in-one" terminálok nagyon gyakoriak, mivel nem feltétlen szükségesek a kábelek eszközök és az integrált eszközök. A nyomtatók elhelyezése fontos a POS-ban, de amikor megrendeléseket küldünk egy konyhába vagy más magas hőmérsékletű környezetbe, akkor a speciális blokk nyomtatóra lesz szükségünk, ilyen például a Bixolon SRP 350III.

Mobilitás, adatgyűjtők

A mobil POS nem különbözik a szokásos kiskereskedelmi POS megoldástól az alapfunkcionális szintjén. Az értékesítés, a készlet nyomkövetés és az átvételi pontokon a nyomtatás megegyezik. A mobil POS alkalmazások is támogatják a hitelkártya feldolgozását mindaddig, amíg az internethez csatlakoznak. A kereskedelmi POS szoftverhez hasonlóan a mobil POS szoftverek is jelentősen különböznek a készletvezérlés vagy a mobileszközről történő jelentéskészítés terén. Néhány alkalmazás ugyanolyan hatékony, mint az általános POS szoftver, míg mások csak olyan tranzakciókat dolgoznak fel, amelyek később szinkronizálódnak egy szabványos POS rendszerrel. A mobil POS esetében a legnagyobb probléma az, amikor a rendszer önállóan működik, vagy amikor a mobil rendszert egy rögzített POS-ba köti össze.

Mivel a mobil POS-ot úgy tervezték, hogy helyfüggetlen legyen, ezért a legnagyobb különbség a használt hardver. Ahelyett, hogy asztali PC-t használna, a POS szoftvereket futtathatja mobileszközön, például a Zebra TC20-on vagy akár egy táblagépen. Számos ilyen eszköz beépített szkennerrel és érintőképernyővel rendelkezik, ezzel is elősegítve, hogy minden bemeneti követelményt lefedjen. Az egyetlen hiányzó rész lehet a bizonylat nyomtató és a hitelkártya-olvasó. Erre megoldásként javasoljuk a mobil nyomtatók használatát, mint például a Zebra ZQ520, de ezek kívül sok más mobil POS rendszer támogathatja az e-mail bemeneteket is.

A helyes POS rendszer megtalálása

Legyen Ön akár egy kiskereskedő vagy egy újonnan nyíló étterem, a POS rendszere amely megfelel az Ön saját üzleti igényeinek, egy olyan mindennapi eszköz lesz, amely lehetővé teszi, hogy ügyfelei igényeinek kielégítésére koncentráljon. Ha még mindig problémái vagy további kérdései vannak, keressen minket bizalommal, Örömmel segítünk.